Schon einmal etwas von Firmenfitness gehört? Hansefit ist Teil der Epassi Group und Pionier in den Bereichen Firmenfitness sowie für digitale Prävention zur Gesundheitsförderung für Unternehmen. Wir bieten unseren Kunden zusammen mit unserer digitalen Marke fitbase ganzheitliche BGM-Lösungen für die Herausforderungen dieser Zeit – denn wir sind davon überzeugt: Moderne Unternehmen brauchen gesunde und motivierte Teams.

Executive Assistant (f/m/d)
Bremen, Hamburg / Hybrid

Deine Mission bei uns:

Als Executive Assistant unterstützt du unser Leadership Team im Tagesgeschäft und trägst maßgeblich dazu bei, dass operative, organisatorische und administrative Prozesse reibungslos funktionieren. Mit hoher Eigenverantwortung, Diskretion und Organisationsstärke sorgst du für Struktur, Effizienz und Verlässlichkeit in einem dynamischen, internationalen Umfeld.

Diesen Bereich verantwortest du...

• Ganzheitliche Unterstützung des Leadership Teams in Form von hochwertigem Executive-Level-Support (Kalender- und Terminmanagement, Meetingkoordination, Email Kommunikation)
• Planung, Organisation und Durchführung zentraler Formate wie Leadership-Offsites, Sales Trainings und interner Reviews
• Verantwortung für das Reisemanagement (nationaler und international), Dienstleistersteuerung unter Einhaltung interner Richtlinien
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender, insbesondere auf Führungs- und Managementebene
• Koordination gruppenweiter Projekte, Budgets und Initiativen wie Teambuilding-Maßnahmen und Culture Events

Was du täglich tun wirst...

• Proaktive Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings
• Laufende Optimierung administrativer Prozesse und Workflows, inklusive Einsatz von Automatisierung und KI-gestützten Tools
• Unterstützung bei internen Projekten und Initiativen auf Gruppenebene
• Sicherstellung von Transparenz, Struktur und Verlässlichkeit in allen administrativen Abläufen

Wir haben tolle Benefits

• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
• Kostenlose Nutzung der Hansefit-App
• 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Flexible Arbeitszeiten & flexibler Arbeitsort
• Nutzung der Babbel-App
• JobRad-Leasing
• Regelmäßige Teamevents

Was du mitbringen solltest, um bei uns erfolgreich zu sein...

• Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung in Executive-Support- oder operativen Rollen, idealerweise in der Unterstützung von C-Level- oder des Leadership-Teams
• Sehr ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel diskret und effizient zu steuern
• Erfahrung im Einsatz von KI- und Automatisierungslösungen zur Optimierung von Arbeitsabläufen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint) sowie Collaborationstools wie Teams oder Slack
• Erfahrung in der Organisation internationaler Reisen und im Management von Dienstleisterbeziehungen
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Ausgeprägte Kommunikations- und Sozialkompetenz

Dein Track Record:

• Erfolgreiche Unterstützung von Führungskräften oder Management-Teams in komplexen, dynamischen Organisationen
• Nachweisliche Erfahrung in der Strukturierung, Dokumentation und Optimierung administrativer und operativer Prozesse
• Sicheres Stakeholder- und Dienstleistermanagement mit Fokus auf Zuverlässigkeit, Diskretion und Qualität
• Erfahrung in der Koordination von Projekten, Events oder größeren Initiativen
• Erfahrung in einem schnelllebigen, internationalen Arbeitsumfeld von Vorteil

Dein Sprachprofil:

• Deutsch auf muttersprachlichem bzw. verhandlungssicherem Niveau (C2)
• Englisch auf verhandlungssicherem Niveau (B2/C1) für internationale Kommunikation

Dein Kompetenzprofil:

• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel souverän zu steuern
• Diskrete, zuverlässige und teamorientierte Persönlichkeit mit klarer, professioneller Kommunikation
• Hohe Eigeninitiative, Umsetzungsstärke und eine ausgeprägte Lösungsorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität im Umgang mit wechselnden Prioritäten in einem dynamischen Umfeld

Warum Du zu uns kommen solltest:

• Internationalität & Wachstum - als Teil der Epassi-Gruppe sind wir in über 10 Ländern aktiv und gestalten die Zukunft des Wellbeing mit derzeit mehr als 900 Mitarbeitenden europaweit
• Individuelle Weiterentwicklung mit persönlichem Entwicklungsplan, jährlichem Weiterbildungsbudget sowie Zugang zu Coursera und Babbel für Deine Lernziele
• Hansefit-App - Zugang zu einem deutschlandweiten Netzwerk von Wellbeing-Angeboten mit über 13.000 Sport- und Wellnesspartnern und mehr als 50 Sportarten
• Onboarding lokal & international – Ob in Bremen, Hamburg, München oder remote – Dein Start bei uns ist durchdacht, begleitet und persönlich
• Work Community: Moderne Büros in Bremen, Hamburg und München, die mit Getränken und frischem Obst ausgestattet sind sowie monatliches Office Lunch und regelmäßige Teamevents
• Workation: Du hast Möglichkeit bis zu 4 Wochen im Jahr von einem beliebigen Ort in Europa zu arbeiten
• Fahrrad-Leasing – JobRad für den Arbeitsweg oder privat
• Urlaub: 30 Tage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Mentale Gesundheit ist uns wichtig: Du erhältst kostenlosen Zugang zu Auntie, einem professionellen Coaching-Service für mentale Gesundheit, der Dich im Alltag stärkt und Dir hilft, Resilienz, Klarheit und Balance zu finden

Victoria Karolczak | Kontaktperson

Hast du Lust auf diese Rolle und möchtest Teil eines ambitionierten Teams werden? Dann freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung mit Angabe der Referenznummer YF-37643 über den Button "Bewerben"!

Übrigens: Bei uns steht Gleichberechtigung im Recruiting an erster Stelle. Wir legen großen Wert auf Diskriminierungsfreiheit und behandeln alle Bewerber gleichermaßen fair.

Für ein erstes Kennenlernen bevorzugen wir Videocalls über Microsoft Teams, um dir maximale Flexibilität zu bieten.

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